pregnancy
آخر الأخبار

ضرورة تحول الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية


ضرورة تحول الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية

تُعد الإدارة الإلكترونية من أهم الأساليب الإدارية المتطورة حيث تهدف هذه المنظومة الإلكترونية المتكاملة إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرارات الإدارية بأسرع وقت وبأقل التكاليف، كما تهدف أيضاً إلى تطوير الإدارة العامة من خلال خفض الأعمال الورقية، وتحسين الخدمات من خلال خفض التنقل والتوصيل في أي وقت وأي مكان وسهولة الوصول للمعلومات، وتحسين التنافس الاقتصادي من خلال استخدام الإنترنت للتجارة العالمية وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.

الخطوات اللازمة لتحويل الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية:

·        أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات إلكترونية.

·        تأمين البنية التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.

·        تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة وتحويلها إلى تعاملات إلكترونية.

أبعاد الإدارة الإلكترونية:

إدارة بلا أوراق:

حيث يتم الاعتماد على التوثيق الإلكتروني والبريد الإلكتروني والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.

الإدارة عن بعد:

ويتم العمل من خلال الاتصال الإلكتروني عن طريق الهاتف المحمول المؤتمرات الإلكترونية وغيرها من وسائل الاتصال الحديثة.

الإدارة بالزمن المفتوح:

حيث يكون العمل على مدار 24 ساعة متواصلة دون الارتباط بالليل أو النهار.

إدارة تنظيمات لا جامدة :

فالعمل يتم من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد على صناعة المعرفة.

مميزات وفوائد الإدارة الإلكترونية:

إن ما تتميز به الإدارة الإلكترونية بأنها إدارة بلا أوراق وبلا حدود وقتية، وبلا هياكل تنظيمية تقليدية، وهي إدارة بلا مبان تقليدية فلا حاجة إلى الغرف والمكاتب والدواليب الكثيرة لحفظ الأوراق ولا تحتاج لأعداد كبيرة من العاملين.

وجاء اهتمام العالم المتقدم لاستخدام تقنيات المعلومات الإدارية لفوائدها الكثيرة وبدأت الدول بالتسابق في تطبيق الإدارة الإلكترونية في شركاتها ومن أهم الفوائد للإدارة الإلكترونية:

1.     تبسيط الإجراءات داخل المنظمات وينعكس ذلك إيجابية على مستوى الخدمات التي تقدم للمستفيدين، كما تكون نوع الخدمات المقدمة أكثر جودة.

2.      اختصار وقت تنفيذ إنجاز المعاملات الإدارية المختلفة.

3.      الدقة والوضوح في العمليات الإدارية المختلفة داخل المنظمة.

4.      تحويل الأيدي العاملة الزائدة عن الحاجة إلى أيدي عاملة لها دور أساسي في تطبيق الإدارة الإلكترونية عن طريق إعادة التأهيل لغرض مواكبة التطورات الجديدة التي طرأت على المنظمة والاستغناء عن العاملين غير الأكفاء وغير القادرين على التكيف مع الوضع الجديد.

5.      إدارة ومتابعة الوحدات المختلفة للمنظمة وكأنها وحدة مركزية.

6.      تقليل معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها بمراكز اتخاذ القرار.

7.     تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة

8.      زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة إدارة الموارد كافة.

9.     الوضوح وسهولة الفهم من قبل المستفيدين لما هو مطلوب منهم من وثائق.

10.       تقليل تأثير العلاقات الشخصية على إنجاز الأعمال.

11.       سرعة أداء الخدمات للمستفيدين مع الحفاظ على جودتها.

12.        تقليل التكلفة نتيجة تبسيط الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية وتخفيض وقت الأداء.

13.        المحافظة على سرية الوثائق والمعلومات التي أصبحت عرضة للتلف بفعل الكوارث الطبيعية والتآكل وكثرة الاستخدام بالنسبة لمصادر المعلومات الورقية، أما بالنسبة المصادر المعلومات الالكترونية فهي سهلة الحفظ وغير مكلفة.

14.        سهولة استرجاع المعلومات وفتح خيارات عديدة أمام المستفيدين للحصول على المعلومات والمشاركة في التحكم، مما يعني المزيد من التسهيلات الديناميكية في البحث العلمي.

 

لاحظنا من النقاط السابقة أن من أهم مميزات الإدارة الإلكترونية أنها من أكثر الأساليب الإدارية فاعلية وكفاءة في تيسير أعمال الشركات، مما يساعد على تحقيق أعلى درجات السرعة والتي تتمثل في توفير أي شيء في أي وقت وأي مكان وبأي طريقة وبالتالي تحقيق أهداف المنظمة بدقة عالية بأقل وقت وجهد وتكلفة.



 

إرسال تعليق
شكرا لتعليقك